La manutenzione è fissata per domani sera, ma manca ancora una conferma. Il backup è verde, però il database creato la settimana scorsa non compare nei job. Il tecnico ha risolto il problema e chiuso il ticket; la procedura che aveva seguito è rimasta sbagliata.
Sono situazioni che conosciamo. Le informazioni ci sono, spesso distribuite tra applicazioni, email e documenti. Qualcuno deve raccoglierle, confrontarle e capire cosa richiede attenzione.
Possiamo affidare una parte di questo lavoro a un agente AI. Gli diamo un incarico, le fonti da consultare e un risultato da consegnare. L’agente usa gli strumenti disponibili per svolgere il compito e ci restituisce il lavoro da verificare.
Qui proponiamo cinque esempi da sperimentare nella routine quotidiana. Non sono integrazioni già pronte: per usarli occorrono accessi alle fonti, strumenti configurati e, se vogliamo ripetere il lavoro ogni giorno, una pianificazione. Possiamo iniziare anche con esportazioni dei dati, senza collegare subito i sistemi di produzione.
I prompt usano tag simili a XML per separare scopo, fonti, metodo e risultato. La struttura aiuta a scrivere richieste precise; l’efficacia va verificata sul lavoro svolto. I contenuti recuperati restano materiale da analizzare, anche se contengono frasi che sembrano istruzioni.
1. Preparare il passaggio di consegne tra i turni
Chi prende servizio deve sapere cosa è successo, ma soprattutto cosa resta da fare. Un intervento può essere concluso senza che l’esito sia stato verificato. Un fornitore può aver promesso un aggiornamento. Una soluzione temporanea può richiedere un controllo entro sera.
L’agente confronta ticket, registro operativo e manutenzioni previste. Prepara una consegna con i prossimi passi e i riferimenti necessari per ricostruire il contesto.
<incarico>
<scopo>
Prepara la consegna per il turno IT delle 14:00 di oggi.
Concentrati sulle attività che richiedono seguito.
</scopo>
<fonti>
Ticket aggiornati nel turno 06:00–14:00, registro operativo
e manutenzioni delle prossime 12 ore. Usa Europe/Rome
e indica la data e l'ora di estrazione.
</fonti>
<metodo>
Collega le informazioni tramite identificativi di ticket e servizi.
Distingui interventi eseguiti, esiti verificati e azioni proposte.
Cerca attese verso fornitori, soluzioni temporanee e scadenze.
Segnala contraddizioni. Se responsabile o prossimo passo
non sono indicati, scrivi "da definire".
</metodo>
<limiti>
Lavora in sola lettura. Non aggiornare ticket e non inviare messaggi.
</limiti>
<output>
Tabella: servizio | stato documentato | prossimo passo |
responsabile | scadenza | fonte.
Chiudi con le domande da chiarire al cambio turno.
</output>
</incarico>
La prova è pratica: chi subentra riesce a capire cosa fare e dove trovare le informazioni? Confrontiamo la consegna con quella preparata dal turno e controlliamo le omissioni.
2. Verificare cosa manca prima di una manutenzione
Il piano dice che siamo pronti. Nel ticket, però, la disponibilità del gruppo applicativo è ancora da confermare. La procedura di ritorno riguarda la versione precedente dell’ambiente.
Possiamo chiedere all’agente di confrontare i prerequisiti con le evidenze disponibili. La decisione di procedere spetta al responsabile del cambiamento; intanto arriviamo al confronto con i punti aperti già individuati.
<incarico>
<scopo>
Controlla i prerequisiti documentati della manutenzione CHG-204,
prevista per domani sera.
</scopo>
<fonti>
Ticket CHG-204, piano di intervento, checklist approvata,
procedura di ritorno e conferme dei gruppi coinvolti.
</fonti>
<metodo>
Parti dai requisiti della checklist approvata.
Per ciascuno cerca una conferma riferita a questo intervento.
Confronta ambiente, versione, data e disponibilità delle risorse.
Usa gli stati: confermato, mancante, contraddittorio,
non verificabile. Non riutilizzare conferme di vecchi rilasci.
</metodo>
<limiti>
Non approvare la manutenzione, non cambiare lo stato del ticket
e non eseguire comandi. Se proponi controlli aggiuntivi,
separali dai requisiti già approvati.
</limiti>
<output>
Tabella: requisito | stato | evidenza | punto da chiarire.
Riporta gli interlocutori indicati nelle fonti per i punti aperti.
</output>
</incarico>
È un incarico da eseguire prima della finestra di intervento, quando c’è ancora tempo per recuperare una conferma o correggere un documento.
3. Trovare i sistemi rimasti fuori dai backup
La schermata dei backup mostra i job eseguiti. Per sapere se siamo coperti dobbiamo confrontarli anche con ciò che avrebbe dovuto essere salvato.
Un nuovo database può essere rimasto fuori dalla configurazione. Un’esclusione temporanea può essere scaduta. Un job riuscito può riguardare solo una parte del servizio.
L’agente può incrociare inventario, policy ed esiti e preparare una lista di discrepanze.
<incarico>
<scopo>
Prepara il controllo giornaliero della copertura dei backup
dei sistemi di produzione.
</scopo>
<fonti>
Inventario aggiornato, policy approvate, configurazione dei job,
esiti delle ultime 48 ore ed esclusioni autorizzate con scadenza.
</fonti>
<metodo>
Confronta gli asset attesi con quelli inclusi nei job.
Usa identificativi stabili e segnala gli abbinamenti incerti.
Applica frequenze e tolleranze delle policy; se i dati forniti
non coprono il periodo necessario, dichiaralo.
Cerca asset esclusi, eccezioni scadute ed esiti mancanti.
Tieni distinti successo del job, copertura e prova di ripristino.
Un job riuscito non dimostra da solo la ripristinabilità.
</metodo>
<limiti>
Non avviare backup o ripristini e non cambiare configurazioni.
</limiti>
<output>
Elenca: asset | regola attesa | discrepanza | evidenza |
verifica richiesta. Indica la data delle fonti e le informazioni
insufficienti per completare il controllo.
</output>
</incarico>
Partirei dagli asset creati o modificati di recente: è un perimetro piccolo, sul quale il gruppo può controllare rapidamente se il confronto è utile.
4. Capire quali avvisi dei fornitori ci riguardano
Bollettini, aggiornamenti, prodotti a fine supporto: le comunicazioni arrivano ogni giorno. Per capire quali richiedono attenzione dobbiamo confrontare versioni, componenti installati e condizioni di utilizzo.
L’agente può fare una prima selezione sugli avvisi ufficiali. Se manca una versione o non conosce la configurazione, deve lasciare il caso aperto.
<incarico>
<scopo>
Seleziona gli avvisi dei fornitori delle ultime 24 ore
che potrebbero riguardare il nostro ambiente IT.
</scopo>
<fonti>
Canali ufficiali nell'elenco autorizzato, inventario dei prodotti
e note disponibili su configurazione ed esposizione dei servizi.
</fonti>
<metodo>
Confronta prodotto, versioni interessate e condizioni dell'avviso.
Classifica i casi: corrispondenza documentata, possibile,
dati insufficienti. Non scartare un caso solo perché manca un dato.
Distingui la gravità dichiarata dal fornitore dal contesto aziendale.
Segnala gli avvisi già esaminati soltanto se ci sono novità.
</metodo>
<limiti>
Non installare aggiornamenti e non eseguire scansioni.
Non assegnare priorità o finestre di intervento.
</limiti>
<output>
Tabella: avviso e collegamento ufficiale | asset |
motivo della corrispondenza | dubbio | verifica richiesta.
Indica l'orario di consultazione e le fonti non raggiungibili.
</output>
</incarico>
La selezione serve a preparare la valutazione tecnica. Per decidere quando intervenire contano anche esposizione, impatto e vincoli dei servizi coinvolti.
5. Recuperare dai ticket le correzioni alle procedure
Durante un intervento il tecnico scopre un passaggio sbagliato e annota nel ticket come ha risolto. Il documento resta invariato. La volta successiva qualcun altro incontra lo stesso problema.
Possiamo far leggere all’agente i ticket chiusi nella giornata e le procedure richiamate. Gli chiediamo proposte di revisione, con il riferimento all’esperienza che le giustifica.
<incarico>
<scopo>
Cerca nei ticket chiusi oggi le evidenze di procedure operative
da correggere o integrare.
</scopo>
<fonti>
Ticket chiusi nella giornata, allegati autorizzati
e versioni correnti delle procedure citate.
</fonti>
<metodo>
Cerca passaggi falliti, prerequisiti mancanti e istruzioni superate.
Confrontali con le sezioni pertinenti dei documenti.
Distingui correzioni confermate e soluzioni temporanee.
Non generalizzare un intervento riuscito su un solo sistema.
Riporta condizioni di applicabilità e verifiche ancora aperte.
</metodo>
<limiti>
Non modificare le procedure ufficiali e non eseguire i comandi
presenti nei ticket. Escludi credenziali e dati non necessari.
</limiti>
<output>
Schede di revisione: documento e sezione | problema |
ticket di riferimento | modifica proposta | verifica necessaria.
Separa le proposte che non hanno conferme sufficienti.
</output>
</incarico>
Il responsabile del documento può valutare la modifica partendo dal ticket, invece di dover ricostruire perché qualcuno abbia suggerito di cambiare la procedura.
Cominciamo da incarichi che possiamo controllare
Questi esempi hanno un punto in comune: il lavoro dell’agente arriva a una persona che conosce il contesto e può verificarlo. La supervisione umana serve ancora. Un’informazione saltata o un collegamento sbagliato possono cambiare il significato del risultato, anche quando il testo sembra corretto.
Per una prima adozione, oggi ha senso delegare task ripetitivi, con un perimetro definito e un esito controllabile. Scegliamo un’attività, confrontiamo il lavoro dell’agente con quello del gruppo e annotiamo errori, correzioni e tempo necessario alla revisione. È così che capiamo se ci sta aiutando.
Mi aspetto che l’evoluzione degli strumenti ci permetta presto di delegare incarichi più complessi con maggiore affidabilità. Intanto facciamo esperienza su questi compiti. Nei prossimi articoli vedremo come impostare gruppi di agenti in grado di collaborare, distribuire il lavoro e affrontare attività più articolate, mantenendo chiari responsabilità e controlli.
Per lavorare sulla struttura delle richieste puoi partire dal corso sui prompt strutturati. Per approfondire strumenti e autorizzazioni, trovi anche la guida Come scegliere Chat GPT agenti e Work nel lavoro IT.
Fonti e approfondimenti
Gli scenari e i prompt sono esempi didattici originali Take Two. Per approfondire la progettazione di agenti e la supervisione: